Управление продажами в УТ

1С: Управление торговлей 8 (1С УТ)

Управление продажами в УТ. Для управления продажами прикладное решение предоставляет следующие возможности:

задать правила продажи индивидуальные для клиента или типовые для сегментов клиентов;
выставить коммерческие предложения клиентам;
отразить потребности клиентов в покупке товаров, в услуге;
отразить операцию отгрузки товаров клиенту;
организовать доставку товаров;
оформить корректировку реализации;
оформить возврат товаров от клиента.

Условия работы с клиентами

Для регистрации типовых условий продажи, применяемых к сегменту партнеров (оптовые клиенты, дистрибьюторы, сетевые магазины и т. д.), предусмотрены типовые соглашения с клиентами, использование которых позволит установить:

ценовые условия (цены и скидки),
финансовые условия (валюта, график, форма оплаты, порядок расчетов),
логистические условия (склад отгрузки, срок поставки),
прочие (организация, сегмент клиентов, сегмент номенклатуры и т. д.).

Типовое соглашение подходит для работы с неограниченным количеством клиентов. Можно формировать различные типовые соглашения, если различаются условия продаж различных групп товаров (сегментов номенклатуры).

Основная задача фиксации условий продажи в соглашении — автоматический контроль их соблюдения при продаже товаров. Управление типовыми соглашениями осуществляется через соответствующие статусы соглашения, устанавливаемые вручную.

Типовое соглашение об условиях продаж

Индивидуальные условия продажи. Для тех клиентов, работа с которыми осуществляется на особых условиях, можно задать индивидуальные условия продажи.

Индивидуальные условия продажи регистрируются с помощью индивидуального соглашения для конкретного клиента. Индивидуальное соглашение может быть сформировано на основании данных типового соглашения с клиентом. В индивидуальном соглашении можно уточнить условия типового соглашения.

Например, могут быть указаны организация, контрагент, склад, график оплаты, если они не определены в типовых условиях продажи.

Управление индивидуальным соглашением осуществляется при помощи соответствующих статусов соглашения.

Программа контролирует соблюдение правил продаж: продажа с отклонением от установленных правил может быть совершена только после дополнительного согласования с руководителя или другими ответственными лицами.

Согласование соглашений выполняется с помощью бизнес-процесса Согласование соглашений с клиентами.

Договоры клиентов. Для отражения данных конкретного юридического документа предусмотрена возможность ведения договоров с клиентами. Учет по договорам можно вести в любом случае, независимо о того, используются или нет соглашения для регистрации правил продаж на предприятии. Договор заключается между конкретной организацией предприятия и организацией стороннего предприятия (контрагентом). Управление договорами осуществляется при помощи соответствующих статусов.

Установка цен

Программа позволяет определить различные виды цен товаров. Для каждого вида цены определяются валюта цены, правила расчета, метод округления и т. д.

Для каждого вида цены определяются свои правила расчета (способ задания цены).

Предусмотрена возможность назначить алгоритмы расчета цен:

на основе данных, хранящихся в информационной базе (например, «получить среднюю цену закупки за прошлый месяц…»);
в виде произвольных формул («Оптовая для продукции»).

Правила расчета цен могут быть детализированы до ценовых групп товаров. Для каждой ценовой группы товара может быть задана своя формула расчета. При создании формул расчета можно использовать конструктор формул.

Расчет цен на основе данных информационной базе предоставляет различные возможности. Например, можно получить данные о минимальной цене рынка на основе зарегистрированных данных о ценах конкурентов и поставщиков.

Условия по скидкам (наценкам)

Предусмотрена возможность назначать ручные и автоматические скидки (наценки). Скидки (наценки) могут применяться как в оптовой, так и розничной торговле.

Скидка (наценка) может быть назначена:

конкретному клиенту в соответствии с условиями продажи (при оформлении индивидуального соглашения с клиентом) или группе клиентов в соответствии с условиями продаж (при оформлении типового соглашения с клиентами),
по карте лояльности определенного вида, предъявленной клиентов;
при оформлении продаж с конкретного склада (магазина).

Назначение скидки (наценки)

Предусмотрено назначение как процентной, так и суммовой скидки (наценки), а также предоставление бонусных скидок (подарков, скидок количеством).

Скидка количеством применяется в том случае, если в качестве бонуса (подарка) предоставляется такой же товар. Например, при покупке четырех кофеварок пятая бесплатно.

Подарок применяется в том случае, если при покупке определенного количества товаров из какого-сегмента необходимо предоставить в подарок другой товар.

Установка типа скидки

Скидка (наценка) может быть назначена по определенному сегменту номенклатуры, на любую номенклатуру из списка. Процент и сумма скидки могут быть уточнены по ценовым группам.

Уточнение размера скидки (наценки)

В программе предусмотрены различные типовые схемы условий предоставления скидок (наценок) (за разовый объем продаж, за форму оплаты, за время продажи и др.).

Условия предоставления скидок (наценок)

Скидки (наценки) могут быть объединены в группы, для каждой из которых определяется правило совместного применения скидок (наценок) внутри группы.

Варианты совместного применения скидок (наценок)

Возможны различные варианты совместного применения скидок (наценок):

минимум — при совместном действии скидок (наценок) в одной группе будет выбрана скидка с минимальным значением;
максимум — при совместном действии скидок (наценок) в одной группе будет выбрана скидка с максимальным значением;
сложение — при совместном действии скидок (наценок) в одной группе скидки (наценки) будут складываться, то есть будет применена скидка (наценка), равная сумме скидок или наценок;
умножение — при совместном действии скидок (наценок) в одной группе скидки (наценки) будут применяться последовательно;
вытеснение — при совместном действии скидок (наценок) в одной группе будет действовать только скидка, которая имеет наивысший приоритет в группе.

Допустимые значения ручных скидок при оформлении продаж могут быть ограничены. Ограничения могут быть определены для конкретных менеджеров (пользователей) или при оформлении продаж конкретным клиентам (в соглашениях об условиях продаж).

Ограничения ручных скидок (наценок) можно также детализировать до ценовых групп.

Ограничение допустимых значений ручных скидок

Предусмотрена возможность загрузки новых скидок (наценок) с произвольными условиями предоставления, используя внешние дополнительные обработки.

Коммерческое предложение клиенту

Для отражения предложения клиенту о покупке товаров с указанием всех необходимых для этого условий предусмотрен документ Коммерческое предложение клиенту, использование которого позволяет зарегистрировать процесс предварительного взаимодействия с покупателем.

Коммерческое предложение клиенту

Цены, условия оплаты и условия поставки коммерческого предложения регламентированы типовым и индивидуальным соглашением, в рамках которого фиксируется коммерческое предложение.

Управление коммерческим предложением осуществляется при помощи соответствующих статусов документа.

Окончательное согласование коммерческого предложения осуществляется клиентом. В процессе согласования коммерческого предложения клиенту можно предоставить дополнительную скидку или снизить цену.

Порядок работы с коммерческим предложением позволяет использовать несколько итераций при взаимодействии с клиентом. Если потенциального клиента не устроил предоставленный вариант, то на основании него можно сформировать новое, откорректированное коммерческое предложение.

Управление заказами клиентов

Для отражения предварительной договоренности с клиентом на поставку товаров, о порядке и сроках оплаты предусмотрен документ — Заказ клиента, использование которого позволяет решить задачи:

назначить ручные и автоматические скидки (наценки);
определить вариант обеспечения товаров;
зарезервировать товар на складе;
проконтролировать состояние обеспечения товаров (наличие товаров на складе, ожидаемые поступления товаров);
спланировать даты отгрузки;
спланировать график оплат (позволяет планировать поступление выручки по дням, контролировать соблюдение клиентом оговоренных сроков оплаты, выделять просроченную дебиторскую задолженность);
выставить счета клиентам (можно сформировать печатную форму заказа, а можно вести учет выписанных счетов).

Управление процессом выполнения заказа осуществляется через соответствующие статусы и состояния документа. Состояние заказа рассчитывается автоматически и информирует пользователя о текущем положении дел по заказу.

В любой момент менеджер может получить подробную информацию о состоянии заказа: каким образом должен быть оплачен заказ клиента в соответствии с указанными в нем этапами оплаты, какое состояние оплаты по заказу (просрочена ли оплата в соответствии с указанной датой оплаты), была ли произведена отгрузка по заказу.

Управление заказами клиентов

Если заказу клиента предшествовало коммерческое предложение, то заказ формируется на основании данных коммерческого предложения. Ввод заказа возможен на основании сделки с клиентом или на основании задания торговому представителю.

В программе контролируется соответствие заказов условиям соглашений с клиентами. Для согласования отклонений от условий соглашения можно использовать бизнес — процесс согласования заказа. При этом система автоматически направит уполномоченным пользователям задачи по согласованию заказа и утвердит его при наличии положительного решения согласующих.

Корректировка назначения товаров

Программа позволяет изменять/корректировать назначение товаров, которые обеспечиваются и резервируются обособленно под конкретный заказ (заказ клиента, заказ на перемещение и другие).

При оформлении корректировки назначения товаров можно отразить следующие виды операций:

резервировать (обособленно) товар под заказ из свободных остатков на складе;
резервировать (обособленно) товар под заказ из других заказов (снимая с них резерв);
снять излишек обособленного резерва одного или нескольких заказов;
полностью снять обособленный резерв одного или нескольких заказов.

Самообслуживание клиентов

Постоянным клиентам предусмотрена возможность предоставления ограниченного доступа к базе данных компании по выданному логину и паролю. Это позволяет клиенту самостоятельно решать следующие задачи:

редактирование собственной контактной информации, контактных лиц, контрагентов и банковских счетов;
оформление заказа клиента и контроль состояния его выполнения;
просмотр печатных форм первичных документов, сформированных по собственным заказам (счета на оплату, документы продажи, счета-фактуры и т. д.);
оформление возврата товаров;
отражение данных о продаже полученных на комиссию товаров;
регистрация претензий и контроль их состояния;
формирование планов закупок (планов продаж поставщика);
просмотр задолженности по оплатам сделанных заказов и отгруженных товаров.

Оформление отгрузки

Для отражения операции продажи товаров и сопутствующих услуг предусмотрен документ — Реализация товаров и услуг.

Отражение процесса отгрузки сопряжено с выполнением следующих задач:

оформление накладной на ордерном складе по результатам выполнения отбора товаров по расходным ордерам;
оформление расходных ордеров по нескольким распоряжениям на отгрузку, в том числе и выписанным на разные юридические лица (как самой организации, так и клиента);
контроль расхождений в складском и финансовом учете для менеджеров, кладовщиков и бухгалтеров;
контроль состояния отгрузки и состояния оформления накладной по заказам.

Отгрузку товаров можно оформить по одному или нескольким заказам клиентов с нескольких складов.

По данным отгрузки товаров можно сформировать соответствующие печатные формы: ТОРГ-12, М-15, Счет-фактура и т. д.

Если на предприятии фактический процесс отгрузки товаров со склада и процесс оформления накладной разделены, то в этом случае фактическая отгрузка товаров со склада регистрируется расходным ордером на товары, который формируется на основании данных реализации товаров и услуг.

Расходный ордер на товары

Корректировка документов после фактической отгрузки товаров

Программа позволяет скорректировать ранее оформленные документы отгрузки и отследить все этапы корректировки реализации. Данная возможность актуальна и для случаев, когда по ранее оформленным документам реализации уже была сдана регламентированная отчетность.

При оформлении корректировки реализации можно отразить следующие операции:

исправление ошибок;
корректировка по согласованию сторон.

Расхождения, выявленные при оформлении корректировки документов отгрузки, можно учесть различными способами:

списать на расходы — например, товар испорчен при транспортировке до клиента и вина за порчу лежит на нас,
уменьшить реализацию, учесть при инвентаризации — например, клиент не обнаружил часть товара. Данный товар нужно попытаться найти при инвентаризации,
увеличить реализацию, учесть при инвентаризации — например, клиенту по факту поступило больше товара, чем было указано в изначальных документах, он эти товары он готов оплатить,
отразить на прочих доходах — например, клиент сообщил, что по факту ему поступило больше товаров, чем было указано в документах, он эти товары готов оплатить.

Оформление возвратов от клиента

Предусмотрена возможность отражения операций возврата товаров от клиента и замены ему возвращаемых товаров. Использование инструмента по оформлению возврата товаров позволяет отразить следующие операции:

возврат от клиента — сумма возвращенных товаров может быть уточнена во взаиморасчетах с клиентом в качестве оплаты других продаж клиенту;
возврат от комиссионера — может быть оформлен в любой момент времени: как до момента получения от комиссионера отчета о проданных товарах, так и после регистрации факта продажи товаров комиссионером;
возврат от розничного покупателя — оформляется в том случае, если покупатель возвращает товар, проданный в розницу после закрытия кассовой книги.

Оформление возвратов от клиента

Обеспечивается возможность вести учета по заявкам на возврат товаров. Заявка на возврат может быть оформлена как на основании данных реализации товаров, так и без указания реализации товаров. Управление заявками осуществляется при помощи соответствующих статусов.

Оформление фактического поступления возвращенных товаров на склад зависит от того, на какой склад возвращается товар:

на складе используется ордерная схема документооборота — процесс выписки накладной и процесс фактического приема товаров на склад разделены, то в этом случае фактический прием возращенных товаров на склад регистрируется приходным ордером на товары,
на складе не используется ордерная схема документооборота — процесс выписки накладной и процесс фактического приема возвращенных товаров не разделены, то в этом случае фактический прием возвращенных товаров регистрируется накладной.

Доставка товаров клиенту

В программе можно организовать доставку товаров клиенту.

Процесс управления доставкой

Способы организации доставки товаров от клиента:

самовывоз — клиент своими силами забирает товар с нашего склада;
до клиента — доставка товаров осуществляется нашими силами по адресу клиента и в желаемое время;
силами перевозчика — доставка товаров осуществляется силами перевозчика. Перевозчик может забрать товар с нашего склада и доставить его по адресу клиента. Либо, мы можем забрать товар и доставить его по адресу перевозчика, а перевозчик, в свою очередь, осуществляет доставку этого товара до клиента.

Информация о доставке товаров фиксируется в документах продажи, которые являются распоряжениями на формирование документа Задание на перевозку.

Задание на перевозку

Задания на перевозку можно контролировать и отслеживать при помощи статусов документа.

Розничная торговля

Программа позволяет организовать розничную торговлю, предоставляя следующие возможности:

регистрация розничных торговых точек;
назначение цен и автоматических скидок в торговых точках;
редактирование и печать по шаблонам ценников и этикеток;
отражение в программе розничных продаж, оформленных через автономную кассу ККМ;
функциональность рабочего места кассира для оформления продаж с использованием подключенной ККМ в режиме фискального регистратора;
продажи через ККМ, подключаемой в режиме Offline;
использование нескольких касс ККМ в различных режимах;
использование весов с печатью этикеток в режиме Offline;
использование электронных весов в режиме Online;
оформление возвратов от розничного покупателя;
анализ результатов розничных продаж;
использование подарочных сертификатов;
поддержка бонусных программ лояльности.

В рабочем месте кассира можно операции:

открытие и закрытие кассовой смены;
внесение денежных средств в кассу ККМ и выемка денежных средств из кассы ККМ для передачи в кассу предприятия.
прием оплаты от покупателя;
оформление чека.

Бонусные программы лояльности предполагают начисление на карту лояльности клиента бонусных баллов, которые можно использовать для оплаты покупок в рознице при оформлении продаж в рабочем месте кассира.

Подарочный сертификат (подарочная карта) — письменный финансовый документ, свидетельство, удостоверяющее факт внесения определенной суммы денежных средств и предоставляющее его владельцу на этом основании определенные права. В рабочем месте кассира поддерживается продажа подарочных сертификатов и оплата подарочным сертификатом.

Взаимодействие с государственными информационными системами

В соответствии с требованиями законодательства поддерживается обмен с Государственными информационными системами:

Единая государственная автоматизированная информационная система (ЕГАИС) для алкогольной продукции;
Государственная информационная система маркировки (ГИСМ) для меховых изделий;
Государственная информационная система в области ветеринарии (ВетИС), компонент «Меркурий» для продукции животноводства.
Информационной системы мониторинга оборота табачной продукции (ИС МОТП)

Межфирменные продажи

Для предприятий, представленных несколькими юридическими лицами, автоматизировано движение товаров между ними.

В рамках механизма межфирменных продаж обеспечивается:

межфирменная передача товаров, в т. ч. по результатам продаж с автоматическим заполнением документов;
возможность оперативной реализация товаров других организаций с последующим оформлением межфирменной передачи;
выбор вариантов и правил межфирменной передачи для случаев продажи и передачи на комиссию;
межфирменный возврат, в т. ч. по данным возвратов от клиентов;
контроль остатков товаров организаций с учетом правил межфирменных операций.