В книге рассматривается методика построения системы управления документами с использованием программы «1С:Документооборот 8».
Книга предлагает сугубо практическую методику организации работы с документами с минимальными затратами. Методика успешно внедрена в организациях и на предприятиях различных отраслей, сфер и форм собственности и зарекомендовала себя как готовое тиражное решение. В основу книги легли проверенные на практике приемы управления документами.
Книга в первую очередь адресована руководителям разного уровня и владельцам бизнесов, которые задумываются об автоматизации документооборота. Книга будет полезна и сотрудникам предприятий, которые самостоятельно решают задачу автоматизации документооборота, а также партнерам фирмы «1С», оказывающим услуги по внедрению программы «1С:Документооборот 8».
Оглавление
Введение
Глава 1. А мне нужен электронный документооборот?
- Определяем потребность
- Ставим цель
- Расставляем приоритеты
- Объем предстоящих работ
- Дорожная карта
- Матрица работ
Глава 2. Аудит документооборота
- Основные понятия
- Критерии оценки системы управления документами
- Сбор информации
- Построение организационной структуры предприятия
Глава 3. Организация работы с бумажными документами
- Экспертиза ценности бумажных документов
- Определение сроков хранения документов
- Правильное формирование документов в дела
- Отбор документов на уничтожение и передачу в архив
- Разработка сводной номенклатуры дел
Глава 4. Организация работы с электронными документами
- Отбор документов, которые будут создаваться только в электронном виде
- Подготовка документов к внесению в информационную базу
- Унификация видов документов
- Разработка системы нумерации
- Унификация шаблонов документов
- Хранение документов в информационной базе
Глава 5. Жизненный цикл документа
- Жизненный цикл входящего документа
- Прием и первичная обработка входящих документов
- Регистрация входящих документов
- Предварительное рассмотрение документов
- Рассмотрение документов руководителем
- Исполнение документов
- Списание в дело
- Жизненный цикл внутреннего документа
- Создание проекта документа
- Согласование проекта документа
- Утверждение проекта документа
- Регистрация документа
- Исполнение документа
- Списание документа в дело
- Жизненный цикл исходящего документа
- Создание проекта документа
- Согласование проекта документа
- Утверждение проекта документа
- Регистрация документа
- Отправка документов
- Списание документа в дело
Глава 6. Автоматизация работы с отдельными видами документов. Практикум
- Автоматизация договорной работы
- Что можно улучшить в договорной работе
- Этапы договорной работы
- Автоматизация этапа заключения договора
- Автоматизация этапа исполнения договора
- Методика работы с типовыми формами договоров
- Участники договорной работы и их функции
- Автоматизация распорядительной деятельности
- Что можно улучшить в работе с распорядительными документами (РД)
- Как организовать распорядительную деятельность
- Автоматизация распорядительной деятельности
- Участники работы с распорядительными документами и их функции
- Автоматизация деятельности подразделений по заявкам
- Что можно улучшить в работе с заявками
- Автоматизация работы с заявками
- Участники работы с заявками и их функции
- Автоматизация прохождения служебных записок
- Что можно улучшить в работе со служебными записками
- Автоматизация работы со служебными записками
- Участники работы со служебными записками и их функции
- Автоматизация прохождения заявлений на отпуск
- Что можно улучшить в работе с заявлениями на отпуск
- Автоматизация работы с заявлениями на отпуск
- Участники работы с заявлениями на отпуск и их функции
Глава 7. Мониторинг работы с документами. Контроль исполнения документов
Глава 8. Календарные работы в управлении документами
- Экспертиза ценности документов
- Составление сводной номенклатуры дел на следующий календарный год
- Закрытие текущей номенклатуры дел
- Актуализация правил обработки документов
Заключение
- Эффект электронного документооборота
- Обратная связь
Приложение. Правила работы с документами
