1С:Предприятие 8. Управление Автотранспортом

Программа «1С:Управление автотранспортом Стандарт» состоит из следующих основных подсистем:

Электронные перевозочные документы с 1С-ЭПД; Управление автопарком;   Управление заказами и диспетчеризация;   Учет путевых листов;  Учет ГСМ и технических жидкостей; Учет ремонтов и агрегатов; Учет ДТП и штрафов; Складской учет запчастей и расходных материалов;  Учет работы водителей; Взаиморасчеты с контрагентами; Учет доходов и расходов; Обмен данными с типовыми конфигурациями 1С.

С 1 сентября 2022 года действуют Правила обмена электронными перевозочными документами, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 21 мая 2022 г. N 931. С этого дня участники перевозок могут оформлять перевозочные документы в электронном виде без распечатки бумажных экземпляров.

Решение интегрировано с сервисом 1С-ЭПД — платформой для создания и обмена электронными перевозочным документами. 

В программе предусмотрены сценарии создания и обмена электронными документами для всех участников перевозки: грузоотправителей, перевозчиков, грузополучателей. 

Можно создавать и обмениваться следующими электронными перевозочным документами:

• • Электронная транспортная накладная (ЭТрН) – с релиза 2.2.24 

  • Электронная сопроводительная ведомость – с релиза 2.2.24 

  • Электронный заказ-наряд – с релиза 2.2.24 

  • Электронный путевой лист – с релиза 2.2.25 

  • Договор фрахтования – с релиза 2.2.25 

  • Заказ (заявка) – с релиза 2.2.25 

Отслеживать статусы, подписывать и обмениваться цифровыми документами можно в рабочем месте “Текущие дела ЭДО”.

Основные возможности:

• • ведение справочника транспортных средств и оборудований,
  • учет документов ТС и водителей, контроль окончания сроков действия,
  • учет выработки ТС и оборудования,

Вся основная информация о собственных автомобилях компании хранится в справочнике “Транспортные средства и оборудования”.

Нормы прохождения планового технического обслуживания задаются по моделям ТС. Программа позволяет настраивать нормы ТО как по различным параметрам выработки (пробег, количество выполненных операций, наработка в моточасах и т.д.), так и в зависимости от календарных сроков.
При приближении очередного ТО автомобиль попадает в отчет «Контроль сроков приближения ТО», а в списке ТС он выделяется специальной пиктограммой.

Функциональные возможности программы позволяют вести учет и контроль срока действия любых документов водителей и автомобилей. Есть возможность загружать и хранить скан-копии документов в системе.
При истечении срока действия документа в списке ТС автомобиль отмечается специальной пиктограммой, а сводную информацию можно получить в отчете.
Информация по просроченным документам автоматически переносится в архив.

Управление заказами и диспетчеризация

Решаются следующие задачи:    

• • Учет и распределения заказов на автомобили;

  • Учет разнарядок;

  • Работа с маршрутными листами;

«1С:Управление автотранспортом Стандарт» имеет удобную систему учета и распределения заказов на автомобили.

Заказы на автотранспорт могут учитываться от внутренних подразделений компании и от сторонних контрагентов.

В заказе на ТС учитываются:   

• • адреса и временные окна доставки грузов,

  • параметры и характеристики груза,

  • услуги, оказываемые в рамках перевозки груза,

  • требования к транспорту

В программе возможно формировать суточные разнарядки на транспорт.

Выписка разнарядки на выпуск автомобилей происходит с учетом различных режимов работы ТС и графиков работы водителей.

АРМ Диспетчера предназначен для автоматизации рабочего места диспетчера.

Основное назначение АРМ — помощь в отработке заказов покупателей и формирования заданий на перевозку.

Возможности:     

• • Быстрый подбор заказов,

  • Заполнение документов «Маршрутный лист”,

  • Работа с журналом «Маршрутные листы,

  • Работа с журналом «Путевые листы»,

  • Группового формирование и печать документов «Разнарядка»

Учет путевых листов

В программе можно выписывать и обрабатывать путевые листы различных видов:

• • Легкового автомобиля (Форма №3);

  • Грузового автомобиля (повременный №4-П, сдельный №4-С);

  • Специального автомобиля (Форма №3 спец);

  • Междугороднего автомобиля (Форма №4-М);

  • Автобуса необщего пользования (Форма 6-С);

  • Индивидуального предпринимателя (Формы № ПЛ-1, ПА-1, ПГ-1);

  • Рапорт о работе строительной машины (ЭСМ-2)

Все перечисленные печатные формы путевых листов являются унифицированными.

Выписка путевого листа выполняется как ручным вводом, так и автоматической пакетной выпиской. Режим пакетной выписки особенно удобен для предприятий с большим автопарком, поскольку позволяет за короткий промежуток времени сформировать и распечатать путевые листы с минимальными трудозатратами диспетчера.

При обработке путевого листа программа рассчитывает параметры выработки ТС и водителей по рейсу (пробег с грузом, время в наряде, в работе и в простое и другие), а также нормативный и фактический расход ГСМ и ТЖ автомобилей.

На основании данных путевых листов программа формирует аналитические отчеты:

• • Наработка оборудования в моточасах;

  • Карточка работы ТС;

  • Пробег ТС;

  • Выработка транспортных средств;

  • Диаграмма состояния ТС (в виде диаграммы Ганта);

  • и другие отчеты

Учет ГСМ и технических жидкостей

Решаются следующие задачи:

• • Учет оборотов и расхода топлива и технических жидкостей в разрезе каждого автомобиля

  • Учет фактов экономии и пережогов топлива в каждом рейсе,

  • Контроль актуальных остатков ГСМ и тех. жидкостей на ТС

Расчет нормативного и фактического расхода топлива.

Для автомобилей возможно учитывать базовые нормы расхода ГСМ, а также нормы расхода топлива на специальные работы.

Все алгоритмы расчета нормативного расхода топлива разработаны в соответствии с приказом Министерства Транспорта.

Реализован учет корректировочных коэффициентов расхода топлива (сложные условия работы ТС, температурные коэффициенты, сезонные надбавки).

Заправки и сливы ГСМ

Основные возможности:

• • Учет заправок со склада, за наличные, по пластиковой карте, по талонам, от поставщика,

  • Возможность загрузки отчетов процессинговых центров по детализации заправок ГСМ по пластиковым картам,

  • Возможность сравнения загруженных заправок с чеками водителей

  • Создание и учет документов на слив топлива,

  • Инвентаризация остатков топлива в баках автомобилей и на топливных складах

Полную картину по движению топлива и ТЖ в организации можно проанализировать с помощью различных отчетов:

• • Ведомость движения ГСМ;

  • Ведомость прихода-расхода ГСМ на ТС;

  • Заправки ГСМ;

  • Сравнение заправок по пластиковым картам.

Полная прозрачность оборотов на предприятии позволяет пресекать различные манипуляции водителей с топливом, предотвращая его перерасход.

Учет ремонтов и агрегатов

• • Учет предварительных заявок на ремонт,

  • Учет ТО и ремонтов техники в собственной ремонтной зоне и в сторонних автосервисах,

  • Печать унифицированной формы М-11 «Требование-накладная» из документа «Ремонтный лист,

  • Учет агрегатов,

  • Учет фактов установки и замен шин, аккумуляторов и прочей дополнительной   комплектации.

Программа позволяет детально проанализировать информацию по всем предстоящим и выполненным ремонтам и ТО транспорта.

Есть отчеты «Планирование ТО» и «График ТО» для планирования технического обслуживания:

Есть отчеты для анализа всех использованных при ремонтах расходных материалов и запчастей, есть возможность вести рейтинг автомобилей по затратам на ремонт.

Учет агрегатов ведется выполняется в разрезе каждого автомобиля, а шин — еще и разрезе мест установки.

Для удобной работы механика в ремонтном листе предусмотрен мастер установки шин, который позволяет быстро и наглядно, используя макеты ТС, производить следующие операции:

• • устанавливать, менять, снимать шины,

  • проверять информацию шинам, установленным на автомобиль

В программе фиксируется информация о дате и месте установки каждой конкретной шины.

На основании данных по пробегу автомобиля программа рассчитывает текущий износ установленных на нем шин.Это позволяет заранее спрогнозировать сроки их замены.

Учет ДТП и штрафов

Функционал предоставляет следующие возможности:

• • Учет и оформление документов ДТП,

  • Учет данных по причиненному ущербу ТС, страховых выплатах,

  • Ведение статистики причин ДТП, характерах нарушений ПДД,

  • Ведение рейтинга водителей-нарушителей

Отчеты позволяют проанализировать причины аварийности, частоту участия в ДТП водителей, сопоставить суммы выплат страховых компаний с затратами на восстановительный ремонт ТС.

В программе также реализован учет штрафов.

Возможности:

• • Печать формы согласия для удержания штрафов из з/п,

  • Хранение фотографии нарушений,

  • Ведение рейтинга водителей-нарушителей,

  • Ведение аналитики по видам нарушений ПДД.

Аналитические отчеты по штрафам позволяют проанализировать статистику по нарушениям ПДД, вывести рейтинг водителей-нарушителей. 

Складской учет запчастей и расходных материалов

Основные возможности:

• • Учет поступления и списания топлива, технических жидкостей и масел,

  • Учет выдачи запчастей и расходных материалов,

  • Внутреннее перемещение номенклатур между складами,

  • Списание товаров на автомобиль,

  • Возможность проведения инвентаризаций товаров,

  • Контроль актуальных остатков товаров на складах.

Проанализировать движение товаров на складах и актуальные остатки можно с помощью различных отчетов:

Учет работы водителей

• • Учет выработки и рабочего времени водителей,

  • Начисление заработной платы по путевым листам.

Программа позволяет:

• • формировать, хранить и печатать индивидуальные графики работы водителей за произвольный период времени (месяц, год и т.д.),

  • учитывать графики для подразделений компании и для автоколонн,

  • производить план-фактный анализ отклонений водителя от графика (недоработки, переработки)

В программе предусмотрена возможность вводить отклонения в использовании водителями рабочего времени при помощи документа «Использование сотрудниками рабочего времени».

В программе есть возможность сформировать табель учета рабочего времени — унифицированная форма Т13.

Сведения о начисленных выплатах водителям фиксируются в документе «Начисление зарплаты». Эти данные затем могут использоваться для расчета налогообложения и формирования отчетности, а также могут быть выгружены в типовые конфигурации 1С для дальнейшей обработки.

Взаиморасчеты с контрагентами

• • ведение прейскурантов и тарифов на транспортные услуги;

  • расчет стоимости оказанных услуг;

  • формирование документов реализаций, счетов и актов, реестров

Отличительная особенность программы-продуманный справочник тарифов, позволяющий создавать сложные тарифы, гибко настраивать их действие для контрагентов и договоров контрагентов, для маршрутов, для моделей ТС и проч.

В программе возможно:

• • настроить зависимость величины тарифа от объема выполненной работы,

  • устанавливать фиксированные тарифы,

  • создавать сложные тарифы

На основании действующих тарифов программа может автоматически рассчитывать стоимость оказанных транспортных услуг в документе «Товарно-Транспортная накладная», который может быть создан внутри путевого листа.

За произвольный период времени для клиентов могут быть сформированы счета и акты услуг с различной степенью детализации.

Помимо счетов и актов можно сформировать реестр оказанных услуг.

Поддерживается выгрузка документов реализации в типовые конфигурации 1С.

Учет доходов и расходов

Решаются следующие задачи:

• • Учет прямых оперативных расходов на собственный транспорт,

  • Расширенная настройка планов затрат по организациям,

  • Гибкая настройка базы для распределения доходов и расходов,  

  • Учет прочих затраты на автомобили

Прямые затраты формируются на основании путевых и ремонтных листов:

стоимость ГСМ, стоимость ремонтов и технического обслуживания автомобилей, амортизация, износ шин.

Для каждой из статей доходов/затрат, а также для показателей себестоимости есть возможность задать базу, способ и вариант распределения между аналитиками.

Отчеты по затратам можно получать в различных разрезах аналитики, например, в разрезе заказов на ТС, автомобилей, подразделений или в разрезе заказчиков.

По итогу работы можно проанализировать рентабельность работы транспорта:

Обмен с типовыми конфигурациями 1С

В «1С:Управление автотранспортом Стандарт» в формате EnterpriseData поддерживается обмен данными с 1C:ERP Управление предприятием 2, 1С:Бухгалтерия, 1C:Управление торговлей: реализована настройка документов, используемых при обмене; добавлена загрузка документов «Заказ на ТС» из типовых документов «Реализация товаров и услуг», «Заказ покупателя».

Формат EnterpriseData

Для облегчения интеграции с программными продуктами фирмы «1С» разработан формат обмена данными EnterpriseData. Формат основан на XML и является бизнес-ориентированным — описанные в нем структуры данных соответствуют бизнес-сущностям (документам и элементам справочников), представленным в программах «1С», например: акт выполненных работ, приходный кассовый ордер, контрагент, договор и т. п. Это делает формат интуитивно понятным и легким в использовании.

Формат EnterpriseData предназначен для обмена данными внутри компании (в том числе между разнородными и территориально удаленными информационными системами) и призван покрыть все сферы деятельности предприятия — финансы, производство, закупки и продажи, складские операции и т. п.