1С:Предприятие 8. PM Управление проектами

• • формирование списка проектов
  • планирование содержания и сроков работ
  • ввод фактических данных о текущем статусе проекта и проценте выполнения работ
  • управление версиями проекта
  • актуализация проекта
  • управление документами проекта
  • управление проектными знаниями
  • контроль выполнения проектных задач
  • анализ соответствия плановых и фактических показателей
  • анализ проектов с группировкой по портфелям и программам

Модели управления

Модели управления – заранее определенные настройки «1С:PM Управление проектами», зависящие от вида деятельности компании. Для разных моделей управления предусмотрены различные формы начальной страницы.

Формирование списка проектов, рабочее место руководителя

Рабочее место руководителя проектов содержит перечень паспортов проектов, которые позволяют фиксировать и хранить в системе общую информацию о проектах: текущий руководитель, текущий статус, подразделение, портфель проекта, программа проекта и другая информация.

Жизненный цикл проекта состоит из пяти стадий:

• Инициация проекта. Фиксируется намерение выполнить проект и назначается руководитель проекта. Проект появляется в системе в виде объекта.
• Планирование проекта. Производится разработка предварительного плана проекта, определяются состав и сроки проектных работ, требуемые трудовые, материальные и финансовые ресурсы.
• Утверждение проекта. Производится анализ принципиальной выполнимости проекта, выявляются ресурсные конфликты с другими проектами, вносятся коррективы и утверждается базовый план проекта.
• Выполнение проекта. Производится распределение работ между трудовыми ресурсами, производится мониторинг и контроль выполняемых работ. На основании фактических данных, полученных от исполнителей, производится регулярная актуализация плана проекта. В случае необходимости производится оперативное перепланирование. Также на этой стадии производится сбор данных о фактических затратах материальных и финансовых ресурсов.
• Завершение проекта. Регистрируется факт прекращения работ по проекту, производится анализ достигнутых результатов, выявление и анализ отклонений (по срокам, стоимости, качеству и т.п.).

Планирование содержания и сроков проекта, диаграмма Ганта

План проекта – это совокупность работ, календарных сроков, контрольных событий и данных о трудовых, материальных и финансовых ресурсах. План проекта может быть введён в систему несколькими способами:

• • ручной ввод данных;
  • загрузка/выгрузка данных проекта из/в MS Project;
  • загрузка данных проекта из шаблона;
  • комбинированный ввод данных: часть данных берётся из шаблона, часть загружается из файла MS Project, часть данных вводится и/или корректируется вручную.

Визуальный инструментарий системы позволяет руководителю получить информацию о проекте в разных представлениях: табличные представления, дерево данных, диаграммы Ганта, сетевой график, дерево ключевых показателей, монитор проекта.

Диспетчеризация проектных работ

• • Жизненный цикл проектной работы;
  • Планирование и выполнение работ;
  • Анализ результатов работ.

Жизненный цикл проектной работы состоит из следующих стадий:

• Предварительное планирование. В плане проекта появляется элементарная операция, указывается исполнитель, длительность, трудоёмкость и стоимость работы. В качестве исполнителя на этой стадии фигурирует роль трудового ресурса.
• Оперативное планирование. Определяется исполнитель работы, определяются точные сроки. В качестве исполнителя на этой стадии фигурирует трудовой ресурс.
• Принятие к исполнению. Исполнитель (трудовой ресурс) получает информацию о порученной ему задаче и подтверждает своё участие в её выполнении.
• Выполнение. Производится периодический ввод в систему данных о затраченном на задачу рабочем времени.
• Отчёт об исполнении. Исполнитель отчитывается в выполнении работы, указывает фактические сроки и свои фактические трудозатраты.
• Завершение. Руководитель подтверждает завершение работы, в случае необходимости корректирует фактические сроки и трудозатраты.

На уровне проектных работ система позволяет производить:

• сбор и последующий анализ данных о распределении рабочего времени исполнителей между проектными и непроектными задачами, а также анализ данных о непроизводительных затратах (потерях) рабочего времени;
• анализ накопленной статистической информации по выполнению работ, план-фактный анализ длительности, трудоёмкости и стоимости выполнения работ, выявление и анализ возникших отклонений.

Визуальный инструментарий системы позволяет пользователю в удобной форме получать информацию о работах, в которых он является либо исполнителем, либо руководителем. В представлении списка задач активно используется цветовое и графическое кодирование, возможен вывод списка задач в виде диаграммы Ганта.

Версионирование проекта

Система позволяет создавать и хранить в информационной базе неограниченное число версий проекта, вести параллельно несколько версий календарно-ресурсных планов одного проекта. Одновременное ведение нескольких версий необходимо для следующих целей:

• иметь возможность планировать в нескольких разрезах (например, базовый план, утвержденный план, текущий план);
• иметь возможность отследить историю изменения (динамику) каждого разреза и сравнить ее с фактом.

Сквозное версионирование проектов

При создании версии проекта у пользователей есть возможность отнести версию к соответствующему сценарию.

Сценарий – это аналитический разрез для одновременного хранения нескольких версий плановых данных за один и тот же период. Например, целевой, оптимистичный, пессимистичный.

Сквозное версионирование проектов позволяет:

• • сохранять и сравнивать различные версии сценариев по портфелю проектов;
  • проводить отбор показателей проектов по установленному сценарию;
  • анализировать тематические планы;
  • выявлять отклонения и оперативно балансировать проектную деятельность.

Актуализация проекта

Решение позволяет на основании данных о фактическом выполнении проектных работ производить перерасчет календарных сроков всех элементов проекта. Актуализация проекта позволяет руководителю получать достоверную информацию о состоянии работ и оперативно реагировать на возникающие проблемы.

Шаблоны проектов

Система позволяет создавать и хранить в информационной базе шаблоны планов проектов, что особенно актуально при работе с типовыми проектами. Шаблон может представлять собой как законченный план проекта, так и любой из фрагментов плана проекта.

Управление документами проекта

Документы проекта могут храниться как в информационной базе «1С:PM Управление проектами» (открытие, захват на редактирование, запись новой версии документов), так и в «1С:Документооборот».

Анализ проектов с группировкой по портфелям и программам

Для повышения качества и эффективности управления проекты могут быть объединены в портфели и программы.

Возможно получение информации о плановых и фактических доходах и расходах, объемах, использовании материальных ресурсов, поступлениях и выплатах, а также трудозатратах в разрезе в разрезе портфелей и программ проектов в виде отчетов.

Группировка и анализ проектов по портфелям и программам позволяет:

• провести комплексную оценку эффективности проектов, программ, портфелей;
  • достичь сбалансированности портфелей и программ проектов;
  • принять взвешенное решение о включении проекта в план, о продолжении, приостановлении или прекращении проекта;
  • установить приоритет проектов, программ, портфелей;
  • учесть влияние проектов друг на друга и на портфель и/или программу целиком;
  • повысить качество распределения ресурсов между проектами, программами, портфелями;

В рамках проектного бюджетирования осуществляется управление процессами формирования бюджетов и объемов проектов. На этом этапе происходит планирование, актуализация и анализ бюджетов доходов, расходов и движений денежных средств проектов в денежном эквиваленте, а также планирование, актуализация и анализ доходных и расходных объемов в натуральных показателях.

Бюджеты проектов

• • Формирование бюджета доходов и расходов проекта
  • Формирование бюджета движения денежных средств проекта
  • Регистрация фактических бюджетов проектов
  • План-фактный анализ бюджетов проектов

Система позволяет создавать, хранить и актуализировать планы трех бюджетов проекта: бюджет расходов по проекту, бюджет доходов по проекту, бюджет движения денежных средств (поступлений и выплат) по проекту. Элементы бюджетов хранятся в разрезе элементов проекта, статей бюджета, контрагентов и контрактов (договоров с контрагентами).

Для бюджета расходов по проекту в системе предусмотрена функция автоматического формирования элементов бюджета. Бюджет расходов формируется по информации о затратах, запланированных на привлечение трудовых, материальных и финансовых ресурсов к выполнению проектной задачи. Автоматическое формирование производится на основании схемы распределения суммы, запланированной на привлечение того или иного ресурса, по статьям затрат. Схема распределения настраивается пользователем, причем допустима ситуация, когда по статьям бюджета расходов распределяется не вся запланированная сумма, а только какая-то часть.

Ключевой особенностью контура управления финансами проекта является неявная привязка элементов бюджета к календарным периодам. При планировании бюджетов период задается в виде набора правил, описывающих привязку элемента бюджета к временным рамкам проектной задачи. При изменении сроков проектной задачи (в том числе и при выполнении актуализации проекта) система производит автоматический перерасчет финансовых планов.

Ввод данных о фактических поступлениях и выплатах, а также о начислении фактических доходов и расходов может производиться на любой стадии жизненного цикла проекта, и даже после завершения проекта.

На уровне бюджетов проекта система позволяет производить:

• План-фактный анализ бюджета доходов, расходов и движений денежных средств по проекту в разрезе элементов проекта, статей бюджета, контрагентов, договоров и календарных периодов.
• Анализ отклонений между данными текущего финансового плана, любой из версий финансового плана и фактическим положением дел, выявление отклонений.

Визуальный инструментарий системы позволяет пользователю получать данные бюджетов проекта, как в табличном представлении, так и в графическом (диаграммы и графики). В пределах одной экранной формы можно получить подробный и сводный план любого из бюджетов, сопоставление доходов с расходами и поступлений с выплатами, сопоставление плановых и фактических данных, и т.д.

Планирование объемов и поставок проекта

Планирование поставок и планирование объемов проекта — ввод в систему информации о планируемых результатах выполнения проектной задачи. План поставок и объемов вносится в систему в количественных и суммовых значениях. При этом планируемые результаты могут быть отнесены либо на дату начала задачи, либо на дату окончания задачи, либо распределены по периоду задачи.

Планируемые результаты могут быть включены в плановый бюджет доходов проектной задачи с детализацией по подразделениям.

Регистрация фактических данных и событий проекта

Для каждого элемента плана существует свой план освоенных объемов, доходов и расходов, и планы дополнительных затрат. В процессе выполнения проекта фактические данные могут расходиться с плановыми.

План-фактный анализ проекта

План-фактный анализ бюджетов доходов и расходов (БДР).

Предназначен для вывода данных о планах БДР по всем проектам, ведущимся на предприятии, а также для сопоставления плановых и фактических данных БДР.

План-фактный анализ бюджетов движения денежных средств (БДДС).

Предназначен для вывода данных о планах БДДС по всем проектам, ведущимся на предприятии, а также для сопоставления плановых и фактических данных БДДС.

План-фактный анализ результатов работ и ресурсов.

Предназначен для вывода и сопоставления плановых и фактических данных о затратах ресурсов на выполнение проектных задач в количественном и стоимостном измерениях. Отчет позволяет сопоставить фактические затраты трудовых ресурсов как с текущим планом проекта, так и с базовым планом.

Анализ проектов по показателям.

Позволяет сопоставить данные о дополнительных затратах на выполнение проектных задач в количественном и стоимостном измерениях.

В рамках управления ресурсами проектов осуществляется управление трудовыми и материальными ресурсами, необходимыми для выполнения проектов и проектных задач: ведется управление структурой трудовых и материальных ресурсов, осуществляется планирование и анализ загрузки трудовых ресурсов.

Планирование персонала и трудозатрат проекта

Ролевая структура трудовых ресурсов позволяет облегчить процесс планирования, управления и анализа не только трудовых ресурсов, но и проектного управления в целом.

Трудовой ресурс в рамках системы представляет собой уникальную совокупность людских ресурсов и аппаратных средств, привлекаемую в качестве исполнителя тех проектных работ, которые в рамках системы являются элементарными.

Назначение трудовых ресурсов на проект — ввод в систему информации о том, какие именно трудовые ресурсы предприятия предполагается использовать для выполнения работ в рамках того или иного проекта.

Назначение ролей и планирование трудозатрат проектной задачи — ввод в систему информации о том, какие именно роли трудовых ресурсов предприятия предполагается использовать для выполнения работ в рамках конкретной проектной задачи. При этом указывается объем трудозатрат и их стоимость. Стоимость привлечения трудовых ресурсов можно вводить как вручную, так и при помощи ранее заданной нормированной стоимости использования ресурсов.

Назначение конкретных трудовых ресурсов и планирование трудозатрат проектной задачи — ввод в систему информации о том, какие именно конкретные трудовые ресурсы предприятия предполагается использовать для выполнения работ в рамках конкретной проектной задачи.

Управление ресурсами проектной команды

Решение поддерживает варианты управленческой структуры:

• Проектная структура управления. Планами проектов, трудовыми ресурсами и выполнением работ управляют руководители проектов и проектных задач.
• Функциональная структура управления. Планами проектов, трудовыми ресурсами и выполнением работ управляют руководители подразделений и департаментов.
• Матричная структура управления. Планами проектов управляют руководители проектов, трудовыми ресурсами и выполнением работ управляют руководители подразделений.

В системе используются ролевая структура трудовых ресурсов и трехуровневое планирование проектных работ: на этапах предварительного и окончательного планирования работы планируются по ролям (специальностям), затем на этапе оперативного планирования производится распределение работ между трудовыми ресурсами.

Система позволяет нормировать стоимость привлечения трудовых ресурсов к выполнению работ, для одного трудового ресурса и/или роли в системе может храниться любое количество учётных ставок.

На уровне пула трудовых ресурсов система позволяет производить:

• моделирование ресурсных ограничений путём ввода в систему плановой мощности для каждой из ролей (специальностей). Сопоставление плановой и фактической мощности ролей трудовых ресурсов, выявление «узких мест».
• планирование ресурсов по предварительному и окончательному уровням.
  • анализ запланированной и фактической загрузки ресурсов, выявление «перегруженных» и «недогруженных» трудовых ресурсов.

Анализ эффективности трудовых ресурсов по коммерческим проектам: распределение плановых и фактических объемов, доходов и расходов по трудовым ресурсам.

Управление загрузкой и рабочим временем по проектам

Для анализа загрузки и выполнимости группы проектов в системе предусмотрены инструменты по анализу перегрузки и простоя ресурсов, назначенных на выполнение утверждённых, выполняемых и планируемых проектов исходя из доступной мощности ресурсов предприятия, можно произвести анализ загрузки по проекту и выделенных на проект ресурсов.

Табель учета рабочего времени позволяет вести учет рабочего времени по проектам и предназначен для ввода данных о распределении рабочего времени, затраченного трудовым ресурсом, в течении рабочего дня; а также для ввода в систему данных о потерянном (затраченном непродуктивно) рабочем времени.

Управление коммуникациями проекта

Система позволяет создавать и хранить проектные задания. Задания предназначены для ввода и учета внутренних работ проектного офиса. Задания могут быть привязаны к проекту или проектной задаче, или быть самостоятельной единицей.

В системе предусмотрен механизм комментирования заданий и механизм управлением статусами заданий.

Управление работами внутри подразделений

Функциональность по управлению работой подразделений позволяет планировать и анализировать загрузку ролей и трудовых ресурсов подразделения, планировать и анализировать финансовые показатели работы подразделения, в том числе с разделением на работы, выполняемые субподрядными организациями и собственными силами.

Система позволяет планировать как доходы, так и расходы фирмы в разрезе подразделений и обеспечивает возможность формирования финансового результата по каждому подразделению.

Различные отчеты позволяют вывести информацию о плановых и фактических доходах и расходах, объемах, использовании материальных ресурсов, поступлениях и выплатах, а также трудозатратах в разрезе в разрезе портфелей и программ проектов.

Планирование материальных затрат проекта

Функциональность планирования материалов, оборудования и других дополнительных затрат по проекту позволяет ввести информацию о планируемых затратах необходимых для выполнения проектной задачи. При этом планируемые затраты могут быть отнесены либо на дату начала задачи, либо на дату окончания задачи, либо распределены по периоду задачи.

Планируемые затраты могут быть включены в плановый бюджет расходов проектной задачи с детализацией по подразделениям.

Учет фактических затрат по материальным ресурсам

Для регистрации фактических затрат по материальным ресурсам в системе предусмотрены соответствующие документы.

Планирование субподрядных работ проекта

Функциональность планирования субподрядных работ проекта позволяет планировать и анализировать загрузку субподрядчиков (ролей и трудовых ресурсов).

Планирование трудозатрат субподрядных работ — ввод в систему информации о том, какие именно субподрядные ресурсы предполагается использовать для выполнения работ в рамках конкретной проектной работы. При этом указывается объем трудозатрат и их стоимость. Стоимость привлечения субподрядных ресурсов можно вводить как вручную, так и при помощи ранее заданной нормированной стоимости.

Оценка исполнителей и субподрядчиков

Для сводного анализа по всем проектам оценочных показателей субподрядных работ в системе предусмотрены различные отчеты.

Реализованы интеграции между «1С:PM Управление проектами ПРОФ» со следующими программными продуктами:

• • Обмен данными с Microsoft Project: доступен импорт и экспорт планов, сроков и ресурсов проектов;
  • Интеграция с Битрикс24: передача из «1С:PM Управление проектами ПРОФ» в Битрикс24 структуры плана проекта, передача из Битрикс24 в «1С:PM Управление проектами ПРОФ» факта часов, статуса задач и новых заданий;
  • Интеграция с «1С:Документооборот»: регистрация документов, запуск бизнес–процессов с возможностью присоединять внутренние документы к проектам, задачам и документам факта;
  • Обмен данными с «1С:PM Управление проектами»: доступен импорт и экспорт планов, сроков и ресурсов проектов;
  • Обмен данными с «1С:Бухгалтерия предприятия»: выгрузка сводной информации из «1С:Бухгалтерия предприятия» в «1С:PM Управление проектами ПРОФ» с целью получения фактических данных по БДР, БДДС проектов;
  • Загрузка смет из «1С:Смета» и других сметных решений, поддерживающих формат *.arp;
  • Витрина данных для «1С:Аналитика»: регистр для консолидации проектных данных с целью вывода на витрину «1С:Аналитика».

Технологические преимущества

Решение «1С:PM Управление проектами ПРОФ» разработано на новейшей версии технологической платформы «1С:Предприятие 8.3», которая позволяет:

• • обеспечить высокую надежность, производительность и масштабируемость системы;
  • организовать работу с системой через Интернет, в режиме тонкого клиента или веб-клиент (через обычный интернет-браузер), в том числе в «облачном» режиме;
  • создавать мобильные рабочие места с использованием планшетов и иных мобильных устройств;
  • настраивать интерфейс для конкретного пользователя или группы пользователей с учетом роли пользователя, его прав доступа и индивидуальных настроек.

Механизм функциональных опций, реализованный в «1С:PM Управление проектами ПРОФ», позволяет включать/выключать различные функциональные части прикладного решения без программирования (изменения конфигурации).